Hóa đơn giá trị gia tăng rất quen thuộc với các doanh nghiệp kinh doanh, nhưng để
hiểu rõ hơn thì chúng tôi xin đi sâu vào để các bạn nắm kỹ hơn.
Hóa
đơn giá trị gia tăng là gì?
Là
hóa đơn chính thức do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành áp dụng cho các cá nhân tổ
chức kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động kinh doanh,
vận tải nội địa, dịch vụ mua bán. Trên hóa đơn giá trị gia tăng sẽ ghi rõ tên,
địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán, danh mục hàng hóa, ngày thực hiện
giao dịch, tổng giá trị hàng hóa dịch vụ, giá trị tính thuế VAT, thuế suất VAT
và giá trị thuế VAT. Hóa đơn VAT còn được gọi là hóa đơn đỏ do liên giao cho
khách hàng thường có màu đỏ hoặc hồng.
Đối với hóa đơn đầu ra:
·
Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy
định và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hóa,
dịch vụ theo đúng các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn.
·
Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT)
theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử
dụng hóa đơn GTGT, kể cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ
đặc biệt.
·
Tuy nhiên khi doah nghiệp xuất hóa đơn giá trị gia tăng phải hợp
lý, chặt chẽ và đúng nguyên tắc theo quy định của luật và cơ quan tài chính thì
hóa đơn đó mới được cơ quan thuế chấp nhận.
A. Các chứng từ cần thiết đối với một hoá đơn GTGT mua
vào hoặc bán ra:
1.
Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa (Hợp đồng mua bán hàng hoá),
trong trường hợp Hợp đồng không ghi chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra cần
có Phụ lục Hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hoá mua vào hoặc bán ra);
2.
Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho đối với hàng hoá bán ra hoặc mua
vào;
3.
Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng
đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
4.
Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán;
B. Một số lưu ý đặc biệt:
1.
Tại các văn bản và chứng từ nêu trên đều phải ký, ghi rõ họ tên
và đóng dấu theo đúng qui định của pháp luật;
2.
Chỉ xuất hoá đơn đối với các hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã
được đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu tư và cơ quan đăng ký kinh
doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
3.
Khi xuất hóa đơn phải ghi đúng mức thuế xuất áp dụng theo quy
định của Bộ tài chính đối với những hàng hóa, dịch vụ đó. Đặc biệt doanh nghiệp
cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang ở một mức thuế
suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao. Ví dụ như ở một doanh nghiệp có
ngành nghề kinh doanh vận tải trong thời kỳ được giảm thuế giá trị gia tăng cho
hoạt động vận tải từ 10% xuống còn 5%. Nếu hóa đơn ghi là dịch vụ vận tải thì
sẽ được hưởng mức thuế suất là 5% nhưng nếu ghi là cho thuê xe thì mức thuế
suất sẽ lại là 10%.
4.
Một thao tác nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra bạn hàng, doanh
nghiệp có thể vào trang web của Sở Kế hoạch và đầu tư ( www.hapi.gov.vn) và vào
website của Tổng cục thuế (www.gdt.gov.vn) để kiểm tra đối tác hoạt động trong
lĩnh vực nào và tình trạng hoạt động của đối tác.
C. Đối với hóa đơn đầu vào:
Để hóa
đơn đủ điều kiện khấu trừ và đáp ứng các yêu cầu của pháp luật thuế hiện hành
doanh nghiệp cần phải lưu ý đặc biệt dối với hóa đơn giá trị tăng tăng đầu vào
của doanh nghiệp.
II. Đối với hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu trở lên:
Điều
kiện bắt buộc với hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu là phải chuyển tiền
qua ngân hàng thanh toán mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Một số lưu ý
cụ thể:
+ Hóa đơn
được thanh toán làm nhiều lần:
Khi
thanh toán nhiều lần hóa đơn đó thì tất cả các lần đều phải chuyển khoản qua
Ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho việc mua bán. Trường hợp
nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì yêu cầu nhà
cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho nhà cung cấp qua Ngân
hàng. Nếu không phần tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng
trong hóa đơn mua vào.
+ Đối với
hóa đơn mua cùng trong một ngày:
Trường
hợp trong cùng một ngày mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị nhưng chia nhỏ ra
làm nhiều hóa đơn giá trị gia tăng giá trị dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở
thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng. Do đó cần phải để ý
khi nhận hóa đơn của một đơn vị trong một ngày cần rà soát tránh trường hợp số
tiền mua bán có vượt quá 20 triệu đồng.
+ Chuyển
tiền qua ngân hàng:
Việc
chuyển tiền qua Ngân hàng để thanh toán cho hóa đơn từ 20 triệu trở lên có
nghĩa là phải chuyển từ tài khoản Ngân hàng mang tên công ty mình sang tài
khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp, do đó nếu chuyển tiền từ một tài khoản
không mang tên mình hoặc chuyển tiền sang một tài khoản không mang tên công ty
người bán trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Tài
khoản chuyển khoản thanh toán phải được đăng ký theo mẫu 08 với cơ quan thuế
theo qui định tại Điều 15, Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 18/12/2013.
+ Thời
điểm thanh toán:
Tại
thời điểm kê khai nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng và người mua
hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai thuế giá trị gia tăng khấu trừ bình
thường, nhưng nếu đến thời hạn quyết toán, thời hạn thanh toán đã hết mà vẫn
chưa thanh toán thì phần thuế giá trị gia tăng này bị loại ra và không được
khấu trừ.
1. Lưu ý
khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với tài sản cố định:
Nếu tài
sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống (trừ ô tô sử dụng cho vào kinh
doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có giá
trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với
phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ, nhưng nếu có
ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.
2. Đối
với hóa đơn thuê văn phòng, trụ sở:
Nhiều
doanh nghiệp thuê văn phòng là các căn hộ, nhà của các cá nhân không phát hành
hóa đơn giá trị gia tăng. Do đó bên cho thuê phải lên cơ quan thuế mua hóa đơn
bán hàng để phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp và nộp các loại thuế bao gồm
thuế giá trị gia tăng. Đối với loại hóa đơn này không được khấu trừ thuế giá
trị gia tăng, tuy nhiên một số kế toán ở một số đơn vị nhìn thấy trong bảng
tính thuế của cơ quan thuế thì có phần thuế giá trị gia tăng nên lập vào bảng
kê chứng từ. Loại thuế này sẽ bị loại bỏ khi quyết toán.
3. Hóa
đơn đã kê khai năm trước năm sau hạch toán:
Đối với
hóa đơn nếu đã kê khai trên tờ khai của năm nay nhưng lại không đưa vào hạch
toán của năm mà lại hạch toán sang năm sau thì giá trị gia tăng của hóa đơn của
năm đó sẽ không được khấu trừ.
4. Xử lý
tình huống khi bị mất hóa đơn đầu vào:
Trường
hợp doanh nghiệp mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào thì phải photo lại liên 1
và xin xác nhận sao y bản chính của công ty xuất hóa đơn. Tuy vậy, phần thuế
giá trị gia tăng của hóa đơn bị mất này sẽ không được khấu trừ.
5. Tra
cứu thông tin hóa đơn của đối tác:
Một
thao tác nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra việc phát hành hóa đơn của bạn hàng,
doanh nghiệp đối tác là kiểm tra tại trang web: www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Trong
mọi trường hợp doanh nghiệp không được mua bán hoá đơn đỏ, nếu vi phạm tuỳ
theo mức độ sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
